Wie finde ich die richtige Backup-Lösung?
Die Auswahl einer Backup-Lösung kann technisch anspruchsvoll erscheinen, insbesondere wenn Sie nicht über IT-Hintergrund verfügen. Im Folgenden bieten wir einen detaillierten, schrittweisen Ansatz, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.
Zunächst befassen wir uns mit der Bedarfsanalyse und ihren Vorteilen für KMU, sowie den dabei wesentlichen Kriterien
Danach beleuchten wir die Budgetierung und zeigen auf, wo bei der Umsetzung Ihrer Backup-Strategie Kosten entstehen.
Im abschliessenden, dritten Schritt der Anleitung beschäftigen wir uns kurz mit der Kompatibilität und Integration, die wesentliche Elemente für die harmonische Integration in Ihre Infrastruktur sind.
Schritt 1: Bedarfsanalyse – Data Retention Policy
Im professionellen und kommerziellen Umfeld definieren Sie zunächst Datenaufbewahrungsrichtlinien als Regelwerk für die Speicherung von Informationen. Ihre Vorratsdatenspeicherung muss betriebliche und vor allem gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Eine Retention Policy bringt Ihnen alle Vorteile einer durchdachten Backup-Lösung, z.B.
- Compliance (Einhaltung von Vorschriften),
- verringerter Speicherbedarf und dadurch
- Kostenreduktion,
- Datenrelevanz
Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinien können zum Beispiel folgende Kriterien berücksichtigen:
Art der Daten
Überlegen Sie, welche Arten von Daten in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Handelt es sich um Textdokumente, grosse Mediendateien oder sensible Kundendaten? Sollen System-Abbilder ganzer Server-Virtualisierungen gesichert werden?
Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen viel mit Video-Content arbeitet, benötigen Sie eine Lösung mit sehr hoher Speicherkapazität.
Datenmenge
Schätzen Sie die Menge an Daten ein, die gesichert werden müssen. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung der erforderlichen Speicherkapazität.
Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen 1 TB an Daten hat und monatlich 50 GB hinzukommen, sollten Sie eine Lösung wählen, die mit Ihrem Wachstum mithalten kann.
Speicherorte
Datensicherungen können lokal zum Beispiel über angeschlossene Festplatte erfolgen, im Netzwerk auf einfachen File-Servern und Storage-Lösungen wie NAS oder in der Cloud mit einer serverbasierten Storage-Lösung, die auch virtualisiert sein kann.
Beispiel: Für einen wirksamen Schutz bei Ransomware-Angriffen müssen Backups auf einer Speicherlösung gesichert werden, die nicht über irgendeine Art der Verbindung von den infizierten Systemen angesprochen werden kann (Offline-Backup).
Sicherungsintervalle
Wie häufig sollen die Daten gesichert werden? Die Definition der richtigen Richtlinie kann erheblich dazu beitragen, den erforderlichen Speicherbedarf zu reduzieren und gleichzeitig die Relevanz der gesicherten Daten zu erhöhen.
Beispiel: Wenn wichtige und aufwendige Daten häufig bearbeitet oder überschrieben werden, kann sich ein kurzer Backup-Zyklus lohnen.
Aufbewahrungsdauer
Wie lange sollen oder müssen die gesicherten Daten aufbewahrt werden?
Als Regel gilt: So lange wie nötig, so kurz wie möglich.
Dies stellt gesetzliche Anforderungen sicher und hilft bei der Minimierung von Speicherbedarf.
Beispiel: In der Schweiz sind die unternehmerischen Pflichten zur Aufbewahrung wichtiger Geschäftsunterlagen im Obligationenrecht (Art. 957ff. OR) geregelt. Für Informationen zur elektronischen Aufbewahrung der Geschäftsbücher empfiehlt sich die Lektüre dieses Artikels im KMU-Portal des SECO.
Zugriffsbedarf
Wie oft müssen Sie auf die gesicherten Daten zugreifen? Benötigen Sie schnellen Zugriff oder können Sie sich eine gewisse Wartezeit leisten?
Beispiel: Wenn Sie regelmässig Zugriff auf Ihre Backups benötigen, empfiehlt sich die Sicherung auf einem lokalen und schnellen Medium.
Redundanzen
Viele Szenarien zur möglichst vollständigen Absicherung gegen Datenverlust erfordern den Einsatz mehrerer Backup-Lösungen, die harmonisch zusammenarbeiten.
Beispiel: Die klassische Redundanz ist die Aufbewahrung Ihrer Sicherungen an geographisch unterschiedlichen Orten. So haben Sie Ihre Backups immer noch verfügbar, wenn sie an einem Ort z.B. durch Feuer oder Wasserschäden zerstört werden.
Schritt 2: Budgetierung
Initialkosten
Was sind die Anfangsinvestitionen für die Hardware und Software der Backup-Lösung?
Laufende Kosten
Berücksichtigen Sie auch Kosten für Wartung, Strom und mögliche Lizenzgebühren.
Beispiel: Public-Cloud-Lösungen haben oft niedrigere Initialkosten, können aber bei grossen Datenmengen teurer im laufenden Betrieb sein.
Versteckte Kosten
Denken Sie an potenzielle Kosten für zusätzliche Sicherheitsmassnahmen oder Datentransfer.
Beispiel: Einige Cloud-Dienste berechnen Gebühren für den Download von Daten.
Schritt 3: Kompatibilität und Integration
Betriebssystem und Anwendungen
Stellen Sie sicher, dass die Backup-Lösung mit den Betriebssystemen und Anwendungen kompatibel ist, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.
Beispiel: Nicht alle Backup-Lösungen unterstützen sowohl Windows als auch MacOS.
Skalierbarkeit
Kann die Backup-Lösung mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden?
Beispiel: NAS-Systeme können durch das Hinzufügen von mehr Festplatten erweitert werden, während eine Public Cloud nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit bietet.
Sicherheitskonformität
Erfüllt die Lösung die gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien für den Datenschutz?
Beispiel: Für Unternehmen im Gesundheitssektor könnte eine Private Cloud-Lösung mit hohen Sicherheitsstandards erforderlich sein.
Benutzerfreundlichkeit
Wie einfach ist die Lösung in der täglichen Anwendung? Ist sie auch für Mitarbeiter ohne technisches Fachwissen verständlich?
Beispiel: Ein System, das automatische Backups ohne Benutzerintervention ermöglicht, ist einfacher zu handhaben.
Fazit
Das Ermitteln einer geeigneten Backup-Lösung ist ein recht komplexes Vorhaben. Wie wir nun wissen, müssen wir verschiedenste Aspekte berücksichtigen und unsere eigene IT-Infrastruktur kennen. Auch rechtliche Aspekte sollten vorab geklärt werden.
Indem Sie die Schritte in diesem Artikel sorgfältig abwägen, können Sie Backup-Lösungen identifizieren, die am besten zu den Bedürfnissen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens passen.
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